دورة المحاسبة : الغرض منها، توقيتها، خطواتها
دورة المحاسبة هي عبارة عن عملية متكاملة من تحليل وتسجيل ومعالجة كافة المعاملات والعمليات المالية في المؤسسة. وتبتدأ دورة المحاسبة منذ بدء العمل على معاملة محددة وصولا إلى نتائجها المالية وإغلاق حساباتها.
تعتبر دورة المحاسبة نموذجاً يشرح عمل المحاسب المالي منذ بداية المعاملة إلى نهايتها، وتتكرر في كل معلمة جديدة.
ما هي؟
الدورة المحاسبية هي عملية تحتوي على عدة خطوات تستعملها المؤسسات أو الأعمال بشكل عام لتتبع معاملاتها عن طريق إنشاء سجلات مالية دقيقة تحتوي على جميع العمليات المالية التي تم استخدامها في مشروع ما أو معاملة ما. يُعد السجل المالي كدفتر يوميات للموارد المالية والمصروفات خلال عدد من المراحل التي تمر بها المعاملات ويتم مشاركة هذا السجل مع المدير العام ليتمكن من تحليله وتفسير وأداء الأعمال بناء عليه.
يعتمد وقت إنشاء السجلات المالية على عدد من العوامل، منها:
- حجم المعاملات التي يتم العمل عليها حالياً
- نوع البرامج المحاسبية المستخدمة، كأن تكون برامج آليه أو يدويه
- نهج الإغلاق المالي المستخدم، لما يتطلب من العمل الكثير على التدقيق الشديد للمعلومات المستخدمة في السجلات والمعاملات. بالإضافة إلى ذلك تتجه الكثير من المؤسسات على العمل على الإغلاق المستمر حتى لا يكون هناك عبئا كبيراً في السجلات المالية.
الغرض منها:
تؤدي دورة المحاسبة عملاً أساسياً فعالاً في تتبع وتحليل جميع المعاملات المالية خلال فترة معينة من الزمن والتي غالباً ما تستمر إلى حين انتهاء المعاملة.
قد توزع فترة الدورة المحاسبية بالاعتماد على الترتيب الشهري از الربع سنوي أو السنوي كنهج ثابت للمؤسسة. وبها يتم التحقق بشكل كامل من كل مبلغ دخل أو خرج من السجلات المالية.
توقيتها:
يبدأ العمل على دورة المحاسبة في لحضة البيع، وبعدها يترتب العمل باستمرار حتى تبلغ المعاملة وقتها النهائي (شهريا / ربع سنوي / سنوي). وعند بلوغ وقتها النهائي تبدأ دورة أخرى.
وغالباً ما يتم استخدام برنامج محاسبة آلي بحيث يسرّع من مدخلات الدورة ويركز المحاسب المالي على تحليل البيانات وتطبيق التعديلات المطلوبة مما يقلل التكاليف والوقت ويضمن بيانات صحيحة ودقيقة.
خطوات دورة المحاسبة
- تحديد المعاملات وتحليلها
تحديد المعاملات تحليلها هي الخطوة الأولى من دورة المحاسبة بحيث يبدأ العمل بتحليل وتفسير جميع المعاملات ومدخلاتها ومخرجاتها في الفترة المحددة. تتضمن البيانات التي يتم تحليلها التالي:- المصروفات
- المدفوعات
- الديون
- إيرادات المبيعات
- النقد المستلم من العملاء
وبهذي المرحلة يجب تحليل وتفسير جميع المعاملات المؤثرة على أداء المؤسسة وهي خطوة مستمرة لا تنتهي الا في حين الانتهاء من المعاملة وغلقها.
- تسجيل بيانات المعاملات في سجلات
بعد عملية تحديد المعاملات وتحليلها يجب البدء بتسجيل تسجيل تفاصيل جميع المعاملات المالية وفقاً للترتيب الزمني وقد يكون التسجيل في سجلات ورقية أو إلكترونية.
- مشاركة السجل المالي مع المدير العام
غالبا ما يهتم المدير العام السجلات المالية اليومية بحيث يقوم تحليلها والموافقة عليها. وفي نهاية فترة الدورة يجب الحصول على الموافقة من المدير للسجلات النهائية.
- تحديد ميزان المراجعة
يجب أن يكون ميزان المراجعة للعمليات المغلقة في نهاية فترة المحاسبة غير قابل للتعديل، ويحتوي غالبا على حالات اكتشاف الأخطاء الحسابية أو الحالات الحسابية غير المتوازنة وتسمى حالات غير معدلة.
- ضبط مدخلات السجلات
في مرحلة ضبط السجلات يتم العمل على تحديد الأخطاء المكتشفة في ميزان المراجعة ويتمترتيبها في جدول واحد منفصل. بعد ترتيبها يقوم المحاسب بمراجعة المعاملات التي تحتوي على الأخطاء وإعادة ادخال البينات بما يتوافق معها.
- إنشاء البيانات المالية
تبدأ مرحلة إنشاء البينات المالية بعد عملية ضبط مدخلات السجلات وتصحيحها. وهي تقارير حسابية تحتوي على ملخص شامل لمعاملات المؤسسة وأدائها لفترة زمنية محددة مسبقاً تم الاتفاق عليها، تحتوي غالبا على ثلاث من أنواع البيانات وهي:- بيان الدخل
- الميزانية العمومية
- بيان التدفقات النقدية
- إغلاق فترة المحاسبة
وهي المرحلة الأخيرة والنهائية، وبها يتم إعادة تعيين الحسابات المؤقتة في بيان الدخل ، كالإيرادات والمصروفات إلى رصيدها الاولي وهيا الأرصدة الصفرية، حتى لا تحمل قيمة في الفترة الحسابية التالية. باللإضافة إلى ذلك يتم تحويل صافي الدخل أو الخسارة إلى حساب مسمى بحساب الأرباح المحتجزة، وهو عبارة عن حساب مستمر في الميزانية العمومية.
