فرق العمل : مفهومه، نشأته ومنهجيته، فوائده، أشكاله
لقد أدى التطور في الفكر الإداري والتنوع والشيوع للمفاهيم الإدارية المختلفة بضرورة التوافق مع البيئة المحيطة لضمان الاستقرار والنمو وصولاً الى تحقيق رضى العملاء. ومن أهم المتغيرات العالمية من حولنا أهمية دور الأفراد والمشكلين لفرق العمل في توظيف هذا التطور لتحقيق التقدم والازدهار.
كما أن الاهتمام في العقدين الأخيرين من القرن الماضي بإدارة الجودة الشاملة تزايد كثيراً وسعت المنظمات للتركيز على العمليات وخلق البيئة التي تساعد على وجود فرق العمل وتؤسس للأعمال الجماعية. وسعت المنظمات في السنوات الأخيرة الى بناء فرق مكّونة من العملاء، والموردين والعاملين بالمنظمة حتى يتسنى لها التأكد من نجاح جهودها في تقديم الخدمات والمنتجات التي تحقق رضى العملاء وتمكنها من تحقيق ميزة تنافسية نسبية تجعلها في وضعية أفضل في الصناعة التي تعمل بها.
مفهوم فريق العمل:
الفريق: هو مجموعة صغيره من الأفراد يتراوح عددها من ثلاث أفراد الى اثنى عشر فردا. كذلك يعرف بأنه عبارة عن مجموعة مشاركة وليس فقط أشخاص يأخذون الأوامر لتنفيذها فعندما يشارك أعضاء الفريق في اعداد الهدف فان هؤلاء الأعضاء لا يسعون الا لتحقيق هذا الهدف والجماعة بهذا المعنى لها سلطة اتخاذ قرارات تنفيذية وهي تتميز بالديمومة طيلة حياة المشروع وأفرادها متجانسون من حيث المنصب الاداري وطابع الأعمال هنا يغلب عليه الطابع الاداري غير أنها تكلف مهمة كاملة من خلال العمل الجماعي.
فريق العمل: هي “جماعات يتم إنشاؤها داخل الهيكل التنظيمي لتحقيق هدف أو مهمة محددة تتطلب التنسيق والتفاعل والتكامل بين أعضاء الفريق ، ويعتبر أعضاء الفريق مسئولين عن تحقيق هذه الأهداف ، كما أن هناك قدر كبير من التمكين للفريق في إتخاذ القرارت “.
بناء فريق العمل: تعرف عملية بناء الفرق بأنها خليط من التغذية العكسية ومدخل الاستشارات الإجرائية الذي يهدف إلى تحسين فاعلية الأعمال الجماعية الإنتاجي والسلوكي من خلال التركيز على أساليب وإجراءات العمل والعلاقات الشخصية، وهي سلسلة من النشاطات المصممة بهدف تحسين أداء الأفراد. وينظر إلى أنشطة بناء الفريق على أنها طريقة للتأثير الإيجابي في العلاقات بين الأفراد بهدف رفع أداؤهم نحو الأفضل وتوحيد جهودهم نحو المهام الموكلة إليهم للوصول إلى أهداف المنظمة بأفضل الطرق والسبل الممكنة.
نشأة ومنهجية فرق العمل:
لقد أسهمت النظريات الإدارية التي ظهرت في منتصف القرن العشرين في التوجه نحو الاهتمام بالعنصر البشري وأعطت مفاهيم إدارة الجودة الشاملة دعماً إضافياً للأعمال الجماعية المخطط والمدروس، حيث مثلت فرق العمل أحد المرتكزات التي تقوم عليها هذه المنهجية.
مؤشرات الحاجة لفرق العمل:
- ارتفاع مستوى الهدر في موارد ومخرجات المنظمة.
- ازدياد الشكاوى والتذمر بين أفراد المنظمة، مع التركيز على الأهداف الجزئي والفردية.
- مظاهر الصراع والعداء بين أفراد المنظمة.
- عدم مشاركة المعلومات مع الآخرين، واعتبار المعلومة قوة.
- عدم وضوح المهام والعلاقات.
- عدم فهم واستيعاب القرارات الإدارية أو عدم تنفيذها بشكل مناسب.
- ضعف الولاء والالتزام، وظهور بوادر اللامبالاة بين الأفراد.
- عدم فاعلية الاجتماعات وضعف روح المبادرة والإبداع.
- المعارضة للتغيير في إجراءات المهام أو إدخال التقنيات الجديدة.
- زيادة شكاوى المستفيدين من الخدمة، أو المستهلكين للمنتجات.
فوائد فرق العمل:
- تكوين بيئة عملية محفزة للأداء المهام والتعاون والمشاركة.
- امداد العاملين بمشاعر الفخر والانجاز الجماعي.
- وضع حد للصراعات في البيئة العملية.
- نشر شعور المسؤولية في إنجاز الأعمال.
- زيادة قابلية العاملين على المبادرة بالأفكار والاقتراحات وتنميتها.
- حُسن القيادة من قبل المدراء.
- تطوير مهارات حل المشكلات والعصف الذهني.
- تنمية مهارات الاتصال لدى العاملين.
أشكال فرق العمل:
- فرق الادارة الذاتية. وهنا يتوافر لهذا النوع من الفرق كامل الصلاحيات لادارة نفسه بنفسه وتحقيق أهدافه وتحديد موارده المادية وتدريب أفراده وتعيين اختبار الأفراد وهذه الفرق ليس لها قائد
- الفرق المتعددة الوظائف. تتشكل هذه الفرق من مختلف الادارات داخل المنظمة الادارية حيث يختص كل فرد في مجال عمله الذي كان يقوم به في وظيفته السابقة وهنا يتم التركيز على عنصر التخصص للاستفادة منه في عمل الفريق
- الفرق الوظيفية. تتكون هذه الفرق من عدد من الأفراد يشكلون دائرة صغيرة ويعملون في نشاطات وواجبات وظيفية واحدة يتم تحديدها مسبقا
- فرق الادارة العليا. يتم تشكيل هذا الفريق من المديرين العاملين في التنظيم ومن مختلف المستويات الادارية حيث يمتاز هذا الفريق بخبرات أعضائه وباستمرارية لعدم ارتباطه بمشروع أو بمشكلة معينة وتوكل لهذه الفرق مهمة اتخاذ القرارات الادارية
- فرق حل مشكلات. يتعرض التنظيم بمختلف مستوياته الادارية لمشكلات يتطلب حلها تشكيل مثل هذه الفرق وأحيانا يندرج هذا الشكل ضمن الفرق الوظيفية أو الفرق المتعددة الوظائف وهنا تكون الفرق الوظيفية على شكل دوائر الجودة أي تعتمد على العمل رغبة وطواعية حيث يجتمع الأعضاء لمناقشة بعض القضايا المتعلقة بالإنتاج.
العادات الست لفريق عمل الناجح :
- تنمية الحس الشعوري لتحسين علاقات فريق العمل
- تنمية الوعي الذاتي لدى فريق العمل.
- المشاركة الوجدانية والاحترام.
- وضع معايير فريق العمل وتنظيمها.
- التفكير الابداعي.
- توزيع الادوار المناسبة على اعضاء فريق العمل.
