عملية الاتصال : أهميتها، مميزاتها

عملية الاتصال هي عملية انتقال الرسالة من مصدر معين إلى مستقبل واحد بهدف معين، كمشاركة معلومة أو نقلها أو تبادل الأفكار أو الحصول على رد، وهي ظاهرة اجتماعية تؤثر وتتأثر بسلوك الشخص والعوامل المؤثرة على طرفي عملية الاتصال وتكون بلغة مفهومة للطرفين، وباستخدام قنوات معينة.

ويمكن تعريفها بأنها الطريقة التي باستخدامها تنتقل المعرفة من طرف لآخر باستخدام مكونات معينة ويكون لها اتجاه تسير فيه وهدف تسعى لتحقيقه ومجال خاص يؤثر فيها. أو مجموعة من الإجراءات والطرق والوسائل والترتيبات التي تكفل إنتاج وتوصيل واستخدام البيانات اللازمة لتوفيرها واتخاذ القرارات السليمة الاتجاه وصحيحة التوقيت.

وتُعرف عملية الاتصال بأنها كل المجهودات التنظيمية التي تعتمد عليها المؤسسة في التنسيق بين مختلف الهياكل والأقسام والفروع التي تتكامل فيما بينها للوصول إلى الهدف الرئيسي الذي وجدت من أجله، ويكون على التنسيق من خلال تسهيل بث المعلومات.

وهناك تعريف آخر لها بأنها العملية التي تتم بين أعضاء الجماعة أو المجتمع لتبادل المعلومات والآراء والأفكار والمعاني لتحقيق أهداف معينة. إن عملية الاتصال تعتبر ضرورة للفرد والمجتمع وتساهم في تحقيق الحاجات الفردية والجماعية.

فنستنتج القول انها عملية نقل الأفكار والمعلومات والاتجاهات من طرف إلى آخر من خلال عملية ديناميكية مستمرة باستعمال قنوات الاتصال بهدف إحداث استجابة في الطرف الآخر.

أهمية عملية الاتصال:

• تعتبر القاعدة الأساسية للتواصل والعلاقات بين الناس والمسؤولين.
• تعتبر الركيزة التي يعتمد عليها المدراء في تحقيق أهداف العمل لديهم، كزيادة حجم المنظمات والتوسع الكبير في العمل.
• توجيه وتنفيذ التأثير المراد تحقيقه للجهة المطلوبة.
• تساهم في زيادة العلاقة بين المنظمة والبيئة الخارجية أو الطرف الخارجي المتعامل معها.
• باستخدام وسائل الاتصال الفعالة تتأثر درجة تحقيق الإنتاجية وترتفع للارتقاء بالمنظمة.

مميزات العملية الاتصالية:

• تحديد الأهداف وتنفيذها.
• تعريف المشكلات وطريقة علاجها.
• تقييم الأداء وإنتاجية العمل.
• تحديد معايير ومؤشرات الأداء.
• إصدار الأوامر والتعليمات.
• التأثير في المستخدمين وقيادتهم.
• تحفيز المستخدمين على الهدف المراد تحقيقه.

فالمختص بالعملية الاتصالية يقوم بقضاء الكثير من وقته بجمع وفرز وتحليل العملية الاتصالية. بالطريقة التي تضمن حسن أداء العمل وتحقيق الأهداف المراد تحقيقها. فقد توصلت إحدى الدراسات الحديثة أن المسؤولين عن تحليل العملية الاتصالية ينفقون 78% من وقتهم في الاهتمام بها.