سنناقش أهداف الاتصال التجاري واتجاهاته ومراحله:
الاتصال التجاري:
هو طريقة مشاركة المعلومات بين أطراف المصلحة (التجارة) سواء داخل المؤسسة أو خارجها. كما ومن الممكن تعريفه على أنه مجموعة من العمليات تنفذها المؤسسة أو الشركة ككل أو كجزء منها. على سبيل المثال العمليات التي تقوم بها شركة أو جزء منها سواء في داخل الشركة. كالتواصل بين الأقسام المختلفة أو الأفراد في نفس القسم، أو التواصل مع المؤسسات التجارية الأخرى أو تواصلها مع الأطراف الأخرى بشكل عام.
الاتصال التجاري يدعم المؤسسة وعملها ويجعلها ذا كفاءة عالية ويرفع من جودة أداء العمل. وكذلك لا يستلزم الاتصال التجاري الجيد انفاق الكثير من المال بالعكس فهو يعتبر موفر للمال بشكل كبير ويظهر النتائج النهائية بأفضل الطرق، بينما في الكفة الأخرى اذا ما كان الاتصال التجاري سيئاً فمن السهل الجزم أن المؤسسة التجارية ستكون على حافة الانهيار.
أهداف الاتصال التجاري:
- بناء صورة قيمة ومناسبة للمؤسسة.
- تحديد الإطار الخاص بنشاطها.
- إعلام المساهمين والأوساط المالية عن طموحات وعزم المؤسسة.
- إظهار الإرادة السليمة في الخضوع للتشريعات وتلبية متطلبات حماية المستهلك والبيئة.
- كسب الثقة وتشجيع ورد الاعتبار للجمهور الداخلي للمؤسسة.
اتجاهات الاتصال التجاري:
1. الاتصال الداخلي التصاعدي:
هي المعلومات التي يقدمها ويشاركها الموظف لعضو إداري أو للإدارة بشكل عام، وقد يكون الاتصال على شكل تقارير (يومية، شهرية، سنوية) أو ملاحظات للتأكد من حصول المسؤول على أكبر قدر من المعرفة حول الأعمال القائمة.
2. الاتصال الداخلي التنازلي:
هي المعلومات التي يقدمها ويشاركها عضو إداري أو الإدارة بشكل عام للموظفين، وقد يكون الاتصال على شكل رسائل يتم إرسالها للبريد الإلكتروني أو مكالمة هاتفية أو ملاحظات أو أوامر لفظية، ويجب ان يمتاز بالدقة والبساطة لمنع أي خطأ أو ارتباك أو مغالطات بالفهم من قِبل الموظفين ولضمان أفضل أداء من قِبلهم.
3. الاتصال الجانبي الداخلي:
هي المعلومات التي يتم تداولها بين الموظفين في نفس القسم أو في الأقسام المختلفة بالشركة، وقد يكون الاتصال عن طريق البريد الإلكتروني أو المدخلات/التحميلات في قاعدة البيانات أو المكالمات الهاتفية أو أنظمة رسائل البرامج أو المناقشات الشخصية، وهذا واحد من أكثر الاتصالات حدوثاً وهو اتصال مهم جداً لزيادة إنتاجية الموظفين، وزيادة الثقة بالنفس بين العمال، وانخفاض معدل دوران الموظفين.
4. الاتصالات الخارجية:
هو الاتصال والمعلومات المتبادلة بين أفراد المؤسسة التجارية وعملاء الخارجيين أو الباعة التجاريين، أو المؤسسات التجارية، وقد يحدث من خلال خدمة العملاء في حال التواصل مع العملاء أو ممثلين الشركة في حال التواصل مع المؤسسات التجارية الأخرى.
وهذا الاتصال مهم جداً بالنظر لأهمية اشراك الأطراف المهمة في التجارة وإعطائهم المعلومات المهمة لهم دون التحميل الزائد عليهم بمعلومات غير ضرورية. يمكن أن تؤدي تقنيات الاتصال الخارجي السيئة إلى فقدان العملاء والإيرادات.
مراحل الاتصال التجاري:
- الدافع، ينبغي أن يكون هناك دافع معين من الاتصال التجاري فإذا لم يكن هناك دافع لن يكمل الاتصال.
- التحضير، اختيار طريقة التواصل المثلى وإعداد أهم الأفكار المراد إيصالها ومعالجتها مع التركيز على الحجج والمعلومات.
- بيان المشكلة، تلخيص المشكلات والتأكيد على التوصل لها من خلال وضع الملخصات والأسئلة وعدداً من الاقتراحات لحلها.
- تبادل المعلومات، التواصل الجيد وتبادل المعلومات المهمة لإعطاء الانطباع الجيد للطرف الآخر ووضع الأولوية للإجابة على الأسئلة بلغة رسمية يمكن الوصول إليها، وفقدان المصطلحات المهنية إذا لزم الأمر.
- صياغة العقد، وفي هذه المرحلة يتم التوصل إلى نتيجة نهائية في آخر الاجتماع عن طريق الاجماع على قرار معين أو جمع اكبر عدد من الأصوات تجاه حل معين للمشكلة.
- تحليل النتائج، وبها يتم التأكد ما إذا كانت القرارات النهائية المتوصل إليها صحيحة.
